Más allá de los mitos existentes en torno al tema, lo cierto es que este enfoque de gestión ha crecido en popularidad.
Hoy se aplica en empresas de todo el mundo, en las cuales, con inversiones relativamente bajas en tecnología y recursos, se han obtenido importantes beneficios en términos de eficiencia, productividad, control y agilidad en las operaciones del negocio, lo que, traducido en resultados medibles y cuantificables, evidencian el valor que este tipo de iniciativas tiene asociado.
Es por esta razón que nos proponemos reflexionar sobre el valor de la Gestión por Procesos, su capacidad para generar resultados sobre el desempeño del negocio, su aplicabilidad en nuestras empresas y en qué medida éstas se encuentran preparadas para ello.
¿Por qué adoptar un enfoque de Gestión por Procesos?
Prácticamente en todas las empresas y organizaciones sus integrantes se esfuerzan por comunicarse entre sí y definir la mejor forma de organizar el trabajo, cuestionándose cosas como:
- ¿Qué actividades son realmente necesarias para operar el negocio?
- ¿Cómo deberían ser realizadas?
- ¿Quién debería realizarlas?
- ¿Qué soporte, recursos se necesitan para su adecuada ejecución?
- ¿Qué resultados se deben esperar?
- ¿Cómo deberían ser monitoreados esos resultados?
- ¿Cómo lograr que a través de la ejecución de estas actividades se logre crear valor para clientes y otros actores claves?
En este marco, el enfoque de la Gestión por Procesos, o más comúnmente conocido por sus siglas en inglés como BPM (Business Process Management), surge a nivel operacional como una solución para maximizar la creación de valor en el desempeño de las operaciones del negocio, a través de la gestión efectiva y optimización continúa de los procesos.
Para lograrlo, se concentra en los impulsores claves que aseguran la agilidad y la eficiencia organizacional, incrementando la capacidad de respuesta a los cambios del entorno, permitiendo una gestión integral de las transacciones con clientes y proveedores, reduciendo tiempos y optimizando costos, simplificando la gestión y la toma de decisiones y mejorando los niveles de servicio al cliente.
En esencia, la gestión por procesos desafía los modelos operativos tradicionales al introducir un nuevo modelo, que concibe los procesos de negocio como un activo estratégico clave para la organización, permitiendo mejorar la asignación de recursos y realizar una gestión consistente a lo largo de las diferentes funciones desempeñadas en la organización.
El secreto para una Gestión por Procesos exitosa es tener una visión clara que apoye los objetivos clave del negocio y los productos importantes para los clientes.